Dernière mise à jour : 18 août 2026
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données collectées via la plateforme Physia est :
- Raison sociale : Physia (opéré par Synara)
- Siège social : Belgique
- Email de contact : contact@physia.be
2. Données collectées
2.1 Données du compte kinésithérapeute
Lors de la création d'un compte, nous collectons les informations suivantes :
- Nom et prénom
- Adresse email
- Numéro INAMI (optionnel)
- Informations de facturation (traitées par Stripe)
2.2 Données patients
Les données patients appartiennent au kinésithérapeute. Physia agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. Le kinésithérapeute reste le responsable du traitement des données de ses patients. Physia traite ces données uniquement pour fournir le service d'aide à la rédaction de ses bilans par intelligence artificielle.
Les données patients traitées comprennent :
- Nom, prénom et date de naissance du patient
- Données cliniques saisies par le kinésithérapeute (anamnèse, examen clinique, objectifs thérapeutiques)
- Enregistrements vocaux des consultations
- Rapports cliniques générés par l'IA
2.3 Enregistrements vocaux
Les enregistrements vocaux des consultations sont transmis à l'API Google Gemini pour être transcrits, puis mis en forme sous la structure d'un bilan. Les enregistrements audio ne sont pas stockés de manière permanente par Physia. Ils sont traités en temps réel puis supprimés après génération du rapport clinique.
Le traitement se limite à restituer ce que le praticien a énoncé : le logiciel reformule et structure ses propres notes orales. Il ne produit ni hypothèse diagnostique, ni objectif thérapeutique, ni plan de traitement que le praticien n'aurait pas lui-même formulés, et ne signale aucun élément clinique de sa propre initiative.
2.4 Rapports cliniques
Les rapports cliniques générés sont stockés de manière chiffrée dans notre base de données. Seul le kinésithérapeute propriétaire du rapport peut y accéder.
3. Finalités du traitement
Les données sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :
- Documentation clinique assistée : Aide à la rédaction des bilans du kinésithérapeute, par mise en forme de ses propres notes orales et des données cliniques qu'il a saisies
- Transcription vocale : Conversion des enregistrements audio en texte structuré
- Gestion du cabinet : Suivi des patients, historique des consultations, export PDF des rapports
- Gestion des abonnements : Facturation et gestion des plans tarifaires
- Communication : Envoi d'emails transactionnels (confirmation de compte, rappels de rendez-vous)
4. Base légale du traitement (RGPD)
- Exécution du contrat (Art. 6.1.b RGPD) : Le traitement des données du kinésithérapeute est nécessaire à l'exécution du service souscrit
- Intérêt légitime (Art. 6.1.f RGPD) : Amélioration du service et sécurité de la plateforme
- Obligations légales (Art. 6.1.c RGPD) : Conservation des données de facturation
Concernant les données de santé des patients (Art. 9 RGPD), le traitement est fondé sur le fait que celui-ci est nécessaire à la gestion des systèmes et des services de soins de santé (Art. 9.2.h RGPD), sous la responsabilité du kinésithérapeute en tant que professionnel de santé.
5. Hébergement et sécurité des données
Toutes les données sont hébergées en Europe :
- Serveur VPS dédié : Hébergé par OVH (Roubaix, France), infrastructure Docker avec proxy Traefik
- Base de données : Instance Supabase self-hosted sur le même serveur européen
- Chiffrement : Les communications sont chiffrées en transit (TLS/HTTPS). Les rapports cliniques sont stockés de manière chiffrée
- Isolation des données : Chaque kinésithérapeute n'a accès qu'à ses propres données via un système de Row Level Security (RLS)
6. Durée de conservation
- Données du compte : Conservées tant que le compte est actif, puis supprimées dans les 30 jours suivant la demande de suppression
- Données patients et rapports cliniques : Conservés tant que le kinésithérapeute maintient son compte. Le kinésithérapeute peut supprimer les données d'un patient à tout moment
- Enregistrements vocaux : Non stockés de manière permanente — traités en temps réel puis supprimés
- Données de facturation : Conservées conformément aux obligations légales belges (7 ans)
7. Sous-traitants
Physia fait appel aux sous-traitants suivants :
- Google (Gemini API) : Transcription des enregistrements vocaux et mise en forme des bilans cliniques. Physia utilise l'API Gemini de Google (Gemini Developer API), dont les conditions applicables sont celles des Google APIs Terms of Service et de l'Additional Terms of Service propres à l'API Gemini. Le traitement peut avoir lieu hors de l'Union européenne ; il est encadré par les clauses contractuelles types. Les données transmises ne sont pas utilisées pour entraîner de modèle.
- Stripe : Traitement des paiements et données de facturation. Données traitées conformément à la certification PCI-DSS
- OVH : Hébergement du serveur (Roubaix, France)
8. Vos droits (RGPD)
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès : Obtenir une copie de vos données personnelles
- Droit de rectification : Corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement : Demander la suppression de vos données
- Droit à la portabilité : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible
- Droit d'opposition : Vous opposer au traitement de vos données
- Droit à la limitation : Demander la limitation du traitement
Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@physia.be. Nous nous engageons à répondre dans un délai de 30 jours.
9. Autorité de contrôle
Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation en vigueur, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) belge :
10. Contact
Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :
- Email : contact@physia.be